दर्ता परिचय, आवश्यकता र ध्यान दिनु पर्ने कुराहरु
दर्ता परिचय
कार्यालयमा प्राप्त भएका महत्वपूर्ण कागजातहरुको प्रारम्भिक अभिलेख राख्ने कार्य नै दर्ता हो । दर्ताले महत्वपूर्ण कागजातहरुलाई संरक्षणप्रदान गर्दछ । दर्ता कार्यालय कार्यविधिको महत्वपूर्ण पाटो हो।
दर्ताको आवश्यकता
दर्ताका महत्वलाई देहायबमोजिम उल्लेख गर्न सकिन्छ ।
- कार्यालयमा प्राप्त हुने पत्रहरुको संरक्षण हुने
- कर्मचारीलाई जिम्मेवार र जवाफदेयी बनाउने
- निश्चित अवधिमा प्राप्त हुने पत्रहरुको परिमाण थाहा हुने
- आवश्यकता अनुसार पत्रहरु प्रमाणको रुपमा पेश हुने
- कार्यालयमा प्राप्त हुने पत्रहरुको आँकडा थाहा हुने
- कार्यालयमा विभिन्न सूचना तथा जानकार प्राप्त हुने
- कार्यालयको सेवाप्रवाह प्रभावकारी हुने
- पत्र बुझाउने निकाय कुन हो भन्ने कुरा थाहा हुने
- समयको सदुपयोग हुने र कार्यालयको कार्यबोझ थाहा पाउन सकिने
दर्ता गर्दा ध्यान दिनुपर्ने कुराहरु
दर्ता गर्दा ध्यान दिनुपर्ने कुराहरुलाई देहायबमोजिम उल्लेख गर्ने सकिन्छ ।
- कार्यालयमा प्राप्त पत्र तथा निवेदन आफ्नो कार्यालयसँग सम्बन्धित भए नभएको एकिन गर्ने
- असम्बन्धित निवेदन वा पत्र दर्ता नगर्ने
- निवेदन तथा पत्र निश्चित ढाँचामा छ, छैन जाँच गर्ने
- रीत पुगेको पत्र वा निवेदन मात्र दर्ता गर्ने
- पत्रको प्रकृति अनुरुप दर्ता गर्ने
- निवेदनमा कार्यालय प्रमुखको तोक लगाउनु पर्ने भएमा सोहीबमोजिम तोक लगाउने
- प्रत्येक वर्ष अलग- अलग दर्ता किताबको व्यवस्था गर्ने
- दर्ता गरिसकेपछि सम्बन्धित निवेदन वा पत्रमा दर्ता मिति र दर्ता नम्बर उल्लेख गर्ने
अतः दर्ता कायाँलयमा प्राप्त भएका पत्र एवं निवेदनहरुको संरक्षण गर्ने माध्यम हो । यसले कागजपत्रको सुरक्षा गरी भविश्यमा प्रमाणको रुपमा पेश गर्न सहयोग प॒न्याउँदछ।
