कार्यालय/कार्यालय व्यवस्थापनः परिचय‚ कार्य र महत्त्वहरू
सामान्य अर्थमा कार्यालय भन्ने बित्तिकै काम (job) गर्ने ठाउँ (place) भनेर बुझिन्छ । तर, हामीद्वारा दैनिक जीवनमा सम्पादन गरिने विभिन्न कृयाकलापकहरू कुनै न कुनै ठाउँमा नै सम्पादन गरिएको भएता पनि व्यवस्थापनमा ती ठाउँहरूलाई कार्यालय भनेर बुझिँदैनन् । अर्थात्, कार्यसम्पादन गरिने हरेक ठाउँलाई कार्यालय भन्न सकिन्न । कार्यालय हुनका लागि कार्यहरू सङ्गठित रूपमा गर्नुपर्ने हुन्छ, भने सम्पादन गरिने कार्यहरू कुनै उद्देश्य प्राप्तिसँग जोडिएको हुनु पर्दछ । त्यस्तै सार्वजनिक होस् वा निजी कार्यालय सञ्चालनका लागि सङ्गठन(organization) हुनु पूर्वशर्तको रूपमा रहेको हुन्छ भने कार्यालय नभईकन सङ्गठनबाट उपलब्ध गराइने वस्तु तथा सेवा उपभोक्ता वा ग्राहक सम्म पुर्याउन सम्भव हुँदैन । तसर्थ कार्यालयलाई कुनै पनि सङ्गठनको मुटु (“Office is the heart of an organization.”) मानिन्छ । साङ्गठनिक उद्देश्य तथा लक्ष्य हासिल गर्नका लागि व्यवस्थापकीय र प्रशासनिक कार्यहरू (functions) सम्पादन गर्न तोकिएको क्षेत्र वा स्थान नै कार्यालय हो, जहाँ आवश्यक मानवीय तथा भौतिक श्रोत साधनहरूको व्यवस्था गरिनुका साथै सम्पादित कार्यहरूको अभिलेख राखिन्छ । यस अन्तर्गत कार्य सम्पादन गर्ने सम्पूर्ण संयन्त्र र प्रक्रिया पर्दछ । सङ्क्षेपमा बुझ्नु पर्दा कार्यालय सङ्गठनका क्रियाकलापहरूको POSDCORB अर्थात् Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting र Budgeting सम्बन्धी काम गर्ने स्थान हो ।
जर्ज आर. टेरीका अनुसार “कार्यालय भन्नाले त्यस्तो स्थानलाई बुझाउँछ जहाँ संगठनलाई नियन्त्रण गर्ने संयन्त्र रहेको हुन्छ ।
Oxford Dictionary ले कार्यालयलाई “A room, department, or building used to provide a particular service.” भनी परिभाषित गरेको छ ।
कार्यालय सार्वजनिक अख्तियारीको उपयोग गर्ने ठाउँ हो । विश्वमा व्यवस्थित रूपमा कार्यालयको निर्माण तथा विस्तार १८औँ शताब्दी देखि भएको पाईन्छ । यसको स्थापना जनसङ्ख्या, भूगोल, स्थानीस्तरमा सेवाको आवश्यकता तथा सान्दर्भिकता हेरेर गरिन्छ ।
कार्यालयका कार्यहरू (Functions of Office)
कार्यालयका कार्यहरूलाई मुख्यतया दुई प्रकारमा विभाजन गर्न सकिन्छ:
1. प्राथमिक/नियमित कार्यहरू (Basic or Routine Functions)- प्राथमिक कार्यहरू कार्यालयका सञ्चालन तह (Operational Level) द्वारा सम्पादित गरिन्छ । जस अन्तर्गत निम्न कार्यहरू पर्दछन्:
i. सूचनाको सङ्कलन गर्ने,
ii. सूचनाको अभिलेखन गर्ने,
iii. सूचना प्रशोधन गर्ने,
iv. सूचनाको सञ्चार गर्ने,
v. माग अनुसार सूचना
vi. माग अनुसार सूचनाको आपूर्ति गर्ने ।
2. द्वितीय/व्यवस्थापकीय/प्रशासकीय कार्यहरू (Secondary/Managerial/Administrative Functions)- व्यवस्थापकीय कार्य प्राय कार्यालयका Middle तथा Top level बाट सम्पादन गरिन्छ । जस अन्तर्गत निम्नबमोजिमका कार्यहरूलाई लिन सकिन्छ:
i. नीति, योजना तथा कार्यक्रम तर्जुमा र सोको कार्यान्वयन सम्बन्धी कार्य,
ii. मानव संसाधन व्यवस्थापन सम्बन्धी कार्य,
iii. कार्यालयलाई आवश्यक पर्ने साधन श्रोत, उपकरण, मेसिन, फर्निचर, आदिको व्यवस्थापन सम्बन्धी कार्य,
iv. सङ्गठनका सम्पत्तिको सुरक्षाको कार्य,
v. अभिलेख व्यवस्थापन सम्बन्धी कार्य,
vi. बजेट तथा लेखा सम्बन्धी कार्य,
vii. न्याय सम्बन्धी कार्य,
viii. सुरक्षा व्यवस्थापन सम्बन्धी कार्य,
ix. आयोजना व्यवस्थापन सम्बन्धी कार्य,
x. अनुगमन, मूल्याङ्कन, नियन्त्रण तथा निर्देशन सम्बन्धी कार्य,
xi. सूचना तथा प्रविधि सँग सम्बन्धी कार्य,
xii. सहकार्य, समन्वय एवं उत्प्रेरणा सम्बन्धी कार्य, आदि ।
कार्यालयको महत्त्व (Importance of Office)
कार्यालय बिना कुनै पनि सङ्गठन अस्तित्वमा रहन सक्दैन । सार्वजनिक वा निजी, ठुलो वा सानो हरेक सङ्गठनका लागि कार्यालय अभिन्न अङ्गको रूपमा रहेको हुन्छ । कार्यको प्रकृति र विविधतालाई सही तवरले व्यवस्थापन गर्न कार्यालयले निम्न भूमिकाहरू निर्वाह गर्नुपर्ने यसको महत्वलाई यसरी उल्लेख गर्न सकिन्छ:
सूचना केन्द्रको रूपमा (As an Information Centre)-कार्यालय सङ्गठनको तथ्याङ्क बैङ्कको रूपमा रहेको हुन्छ । कार्यद्वारा प्रदत्त सूचनाको आधारमा योजना तथा नीतिहरूको निर्माण गरिन्छ ।
सञ्चार माध्यमको रूपमा (As a Channel of Communication)-कार्यालयको माध्यमबाट सङ्गठनमा तल्लो तह (Bottom Level) बाट माथिल्लो तह (Top Level) सम्म सूचनाको तथा माथिल्लो तहबाट तल्लो तहसम्म आदेशको प्रवाह हुन्छ ।
समन्वय केन्द्रको रूपमा (As a Coordinating Centre)-कार्यालयले सङ्गठनका विभिन्न विभागहरूलाई जोड्ने काम गर्दछ । कार्यालय विना सङ्गठन भित्र समन्वयको प्रक्रिया सञ्चालन गर्न सकिँदैन ।
व्यवस्थापकीय नियन्त्रकको रूपमा (As a Managerial Controller)- नियन्त्रण व्यवस्थापनको प्रमुख कार्यमध्येको एक हो । प्रभावकारी नियन्त्रण प्रक्रियाको लागि आवश्यक तथ्याङ्क सङ्कलन गर्ने, कागजात तयार गर्ने र प्रस्तुत कार्य कार्यालयद्वारा गरिन्छ ।
सेवा केन्द्रको रूपमा (As a Service Centre)-कार्यालयले सेवाग्राही सँग साक्षात्कार गर्ने, सेवा प्रवाह गर्ने तथा सेवाग्राहीको गुनासो सुन्ने कार्य गर्दछ ।
मध्यस्थकर्ताको रूपमा (As an Intermediary)- कार्यालयले सेवा प्रदायक र सेवा प्राप्तकर्ताबीच सम्बन्ध स्थापित गर्दछ । यसले सेवा प्रवाह सँग सम्बन्धित विभिन्न सरोकार बालाहरूबिच मध्यस्थकर्ताको भूमिका निर्वाह गर्दछ ।
कार्यालयका प्रकार (Types of Office)
कार्यालय यति नै प्रकारका हुन्छ भनी यकिनका साथ किटान गरी जानकारी दिने हालसम्म व्यवस्थापनमा कुनै पनि किसिमको अवधारणा वा विचारधारा(school of thought) भेटिँदैन । तथापि, राष्ट्रिय, अन्तर्राष्ट्रिय र वर्तमानमा प्रचलनमा रहेका कार्यालयलाई विभिन्न आधारमा निम्नानुसार विभाजन गरी अध्ययन गर्न सकिन्छ:
१. शासकीय संरचनाको आधारमा (On the basis of Administrative Structure)
स्थानीय कार्यालय (Local Office)
प्रादेशिक कार्यालय (Federal Office)
केन्द्रीय कार्यालय (Central Office)
२. साङ्गठनिक संरचनाको आधारमा (On the basis of Organizational Structure)
अग्र कार्यालय (Front Office)
मध्य कार्यालय (Middle Office)
पृष्ठ कार्यालय (Back office)
३. उपस्थितिको आधारमा (On the basis of Presence)
अप्रत्यक्ष/परोक्ष कार्यालय (Virtual Office)
प्रत्यक्ष कार्यालय (Real Office)
४. स्वामित्वको आधारमा (On the basis of Ownership)
सार्वजनिक/सरकारी कार्यालय (Public/Government Office)
निजी कार्यालय (Private Office)
कार्यालय व्यवस्थापन (Office Management)
निर्धारित उद्देश्य हासिल गर्नका लागि उपलब्ध मानवीय तथा भौतिक श्रोत साधनहरूको अधिकतम उपयोग गर्दै कार्यालयको नियमित तथा आकस्मिक कार्यहरू सम्पादन गर्ने प्रक्रिया नै कार्यालय व्यवस्थापन हो । यसद्वारा सङ्गठनमा Men, Methods, Money र Material (4M) को परिचालन तथा नियन्त्रण गरिन्छ । यो नेतृत्वको भूमिकासँग सम्बन्धित एक व्यवस्थापकीय कार्य हो ।
तोकिएको समयमा साङ्गठनिक लक्ष्य प्राप्त गर्नका लागि कार्यालयका कर्मचारीहरूलाई मार्गदर्शन, निर्देशन, समन्वय तथा नियन्त्रण गर्ने कला हो कार्यालय व्यवस्थापन । कार्यालयका कार्यहरूलाई छिटो, छरितो, सरल, मितव्ययी, प्रभावकारी एवम् पारदर्शी बनाउनका लागि यो अवधारणाको विकास भएको हो । उचित कार्यालय व्यवस्थापनले कुनै पनि सङ्गठनको उत्पादकत्व (Productivity) बढाउनुका साथै यसले कार्यालयका कामहरूलाई नियमित र व्यवस्थित गराई कार्यालय सञ्चलानलाई सन्तुलित बनाउँदछ।
कार्यालय व्यवस्थापन सङ्गठनमा गरिने व्यवस्थापकीय क्रियाकलापकै एउटा पक्ष हो । त्यसैले यसका कार्यहरू पनि व्यवस्थापनका सामान्य सिद्धान्तमा नै आधारित हुन्छन् । सार्वजनिक तथा निजी दुवै तिरका सङ्गठनहरूमा यिनै सिद्धान्तहरूलाई अवलम्बन गरिएको हुन्छ । नेपालको सार्वजनिक कार्यालयहरूमा दर्ता चलानी देखि नीति निर्माण सम्मका कार्यहरू गरिन्छ ।
कार्यालय व्यवस्थापनका तत्त्वहरू (Elements of Office Management)
कार्यालय व्यवस्थापनका तत्त्वहरू सङ्गठनका आधार स्तम्भ (Pillar) हुन् । स्तम्भ मजबुत भए मात्र सङ्गठन मजबुत हुन्छ । जुन निम्नानुसार छन्:
१. कर्मचारी (Personnel)
२. उपकरण (Means/Tools)
३. वातावरण (Environment)
४. लक्ष्य (Purpose)
कार्यालय व्यवस्थापनको महत्त्व (Importance of Office Management)
सङ्गठन एउटा सामाजिक तत्त्व हो । यसले गर्ने गतिविधिले समाजका विभिन्न पक्षहरूलाई प्रत्यक्ष वा अप्रत्यक्ष रूपमा प्रभाव पारेको हुन्छ । कुनै पनि सङ्गठनले मातहतका कार्यहरूको व्यवस्थापन सही ढङ्गले गर्दा यसले सङ्गठनका साथै समाजलाई पनि फाइदा पुर्याइ रहेको हुन्छ । अर्थात्, कार्यालय व्यवस्थापनका महत्त्व बहु आयामिक हुन्छन् । जुन निम्नानुसार छन्:
– तोकिएको समयमा निर्धारित लक्ष्य प्राप्त गर्न मद्दत गर्न,
– उपलब्ध श्रोत साधनको अधिकतम उपयोग गर्न,
– सेवाको लागत (Cost) तथा समय घटाउन,
– कार्यालयका कार्य सम्पादनमा कुनै व्यवधान सृजना हुन नदिन,
– कार्यालयगत दक्षता हासिल गर्न,
– सङ्गठनको अस्तित्व कायम राख्न,
– सङ्गठनको आन्तरिक तथा बाह्य वातावरणबिच तादात्म्य मिलाउन,
– परिवर्तनशीलता (Innovation) लाई प्रवर्द्धन गर्न,
– नेतृत्व क्षमताको विकास गर्न,
– कार्य सम्पादनलाई समन्वयात्मक रूपमा अगाडी बढाउन,
– निर्णय प्रकृयालाई सरल, सहज तथा भरपर्दो बनाउन,
– अभिलेख व्यवस्थापनलाई प्रभावकारी बनाउन,
– सङ्गठनको ख्याति (Goodwill) अभिवृद्धि गर्न ।
नेपालमा कार्यालय व्यवस्थापनमा देखिएका समस्याहरू (Problems in Office Management in Nepal)
नेपालमा सार्वजनिक प्रशासनको विकास क्रम सँगै विभिन्न समयमा आयोगहरू गठन भई प्रशासन सुधारका लागि प्रयास भएको देखिन्छ । खास गरी सन् १९९० पश्चात् नेपालले अवलम्बन गरेको खुला तथा उदारवादी अर्थतन्त्रको नीतिका कारण निजी क्षेत्रका संरचनात्मक क्रियाकलापहरूमा वृद्धि भई बैङ्किङ तथा वित्तीय क्षेत्रका सङ्घ संस्थाका कार्यालयहरू व्यवस्थापनमा आधुनिकपन देख्न सकिए तापनि सार्वजनिक कार्यालयहरूको सन्दर्भमा अझै पनि सर्वसाधारणहरूमा नयाँपनको अनुभूति हुन सकेको छैन । अर्थात् सार्वजनिक क्षेत्रका कार्यालय व्यवस्थापनमा देखिएका समस्याहरूलाई निम्नानुसार औँल्याउन सकिन्छ
– नेपालको संविधान जारी भए पश्चात् गठित स्थानीयह तहरूमध्ये अधिकांशको प्रशासकीय भवन निर्माण हुन नसक्नु,
– कार्यालय व्यवस्थापन सम्बन्धी एकीकृत कानुनको अभाव रहनु,
– सार्वजनिक कार्यालयहरूको layout र design कस्तो हुने भन्ने सन्दर्भमा पर्याप्त अध्ययन हुन नसक्नु,
– कार्यालयमा व्यवस्थापन सूचना प्रणाली (MIS) को प्रयोग प्रभावकारी रूपमा हुन नसक्नु,
– विद्युतीय शासनको अवधारणा अझै पनि सम्पूर्ण कार्यालयहरूमा लागू नहुनु,
– अभिलेख व्यवस्थापनमा परम्परागत कार्यशैली नै कायम रहनु,
– कार्यालय व्यवस्थापनलाई कार्यालय प्रमुखको कार्यसम्पादन सँग नजोड्नु,
– कार्यालय व्यवस्थापनमा परिवर्तनशीलता (Innovation) लाई प्रोत्साहन नदिइनु,
– निर्णय प्रक्रिया complex र time consuming रहनु,
– प्रत्येक कार्यालयहरूको स्पष्ट वार्षिक लक्ष्य किटान नगरिनु,
– निजी क्षेत्रका राम्रा सीपहरूलाई सार्वजनिक कार्यालयहरूमा आत्मसात् नगरिनु,
– कार्यस्थलमा आदर्श (optimum) कार्य वातावरणको सृजना हुन नसक्नु,
– कर्मचारीहरूको मनोबल तथा उत्प्रेरणा वृद्धि गर्न पर्याप्त ध्यान नदिइनु, आदि ।
कार्यालय व्यवस्थापनमा नव प्रवृत्तिहरू (New Trends in Office Management)
बहुराष्ट्रिय कम्पनीहरूको उत्पत्ति र विश्वका हरेक कुनामा विस्तार पश्चात् विगतका दशकहरूमा कार्यालय व्यवस्थापनमा प्रविधिमैत्री नव प्रवृत्तिहरू देखा परेका छन् । यी प्रवृतिहरूमध्ये केही प्रवृतिहरूलाई नेपालको सार्वजनिक कार्यालयहरूमा सजिलै अपनाई सार्वजनिक सेवाप्रवाहलाई विकसित देशहरूकोस्तरमा पुर्याउन सकिन्छ ।
– स्वचालित कार्यप्रकृया (रो-बोट लगायत विभिन्न विद्युतीय उपकरणहरूको प्रयोग मार्फत सेवा प्रवाह र निर्णय निर्माण)
– Computer Aided Facility Management (CAFM) software को प्रयोग (space allocation र tools को अधिकतम उपयोगका लागि)
– Activity-based Working (ABW) (कर्मचारी मार्फत खास प्रकृतिका कार्य सम्पादन तथा अध्ययन अनुसन्धान गर्न गराउन)
– SMART Office को अवधारणा, आदि ।
कार्यालय व्यवस्थापन प्रभावकारी भए मात्र सेवा प्रवाह सहज, सुलभ र सरल हुन सक्नुका साथै सार्वजनिक निकायहरू नागरिक मैत्री बन्न सक्छन् । यसद्वारा सरकार तथा कर्मचारीतन्त्रप्रतिको सर्वसाधारणको धारणामा सकारात्मक परिवर्तन ल्याउनुका साथै कम लागतमा बढी सेवा (maximum services in minimum cost) प्रदान गरी सेवाग्राही र कार्यालयको समय बचत गर्न सकिन्छ । तसर्थ कार्यालय व्यवस्थापनमा आएका नवीनतम प्रवृत्तिहरू र निजी क्षेत्रका उदाहरणीय व्यवस्थापकीय सीपलाई अङ्गाली सार्वजनिक कार्यालयहरूको गुणस्तरीय व्यवस्थापन गर्नु वर्तमान समयको माग देखिन्छ ।
