सूचना (Information/Notice) – “खरिदार विशेष”
कुनै पनि कार्यालयले कार्यालय भित्र र बाहिर सञ्चार गर्ने जानकारीलाई सूचना भनिन्छ । सूचना प्रायः सीमित कार्यालय वा कर्मचारी वा व्यक्तिलाई भन्दा सबैले थाहा पाउन भन्ने उद्देश्यवाट गरिएको हुन्छ । यसमा नयाँ वा परिवर्तन भएको नीति नियम, कार्यविधि बारेमा वा टेण्डर लिलाम जस्ता कुराहरु रहन्छन् । सूचना प्रकाशित गर्दा यथाशक्य सबैले देख्ने वा पढ्न सक्ने स्थानमा वा आमसञ्चार माध्यमवाट गरिनुपर्दछ । यसलाई सरल, संक्षिप्त र स्पष्टरुपमा प्रकाशन गरिनु पर्दछ । सुचनामा सम्बन्धित बिषय, यसले पार्ने प्रभाव तथा यसवाट हुने परिवर्तन बारेमा स्पष्ट उल्लेख गरिएको हुनुपर्दछ । सूचनाहरुलाई विकसित प्रविधिलाई अँगाली बेबसाईट (website) मा राखी जानकारी दिन पनि सकिन्छ । सुचनाको खास उद्देश्य सम्बन्धित व्यक्ति वा पक्षलाई समयमा बिषय सम्बन्धि कुराको जानकारी दिनु हो । सूचना कुनै पनि बिषयमा दिन सकिन्छ । हिजोआज सरकारी सूचना Website मा राख्ने mail or message वाट जानकारी वा Link पठाउने प्रचलन बढिरहेको छ । सूचनाका केहि नमूना यश प्रकार छन् :
(क) परिपत्र (Circular)
कार्यालयहरुले आन्तरिक वा अन्य कार्यालयहरु सँग गर्ने सञ्चारको प्रमुख र प्रचलित माध्यम मध्ये एक परिपत्र हो । सामान्यतया भैरहेको व्यवस्थामा परिवर्तन भएमा, नयाँ नीति, कार्यविधि तर्जुमा भएमा वा नयाँ निर्णय सो को जानकारी परिपत्रद्वारा सम्बन्धित कार्यालयहरुलाई जानकारी गराईन्छ । परिपत्र गर्दा यसलाई संक्षिप्त तथा स्पष्ट हुने गरि मितव्ययीरुपमा गराउनु पर्दछ । परिपत्रको सिलसिलेवार नम्बर राखी नयाँ कर्मचारीका लागि पनि उपयोगी हुने गरि छुट्टै फाईल खडा गर्नुपर्छ । यसलाई पुस्तकको रूपमा प्रकाशन गर्न पनि सकिन्छ । मातहतका सबै कार्यालयलाई एकै बिषयको जानकारी लिखित रुपमा दिनुलाई परिपत्र भनिन्छ । कुनै बिषयमा कुनै काम गर्न, नगर्न वा कुनै कुरा प्रष्ट गर्न वा बुझाउनका लागि परिपत्र गरिन्छ । परिपत्र गर्दा एउटा व्यहोराको नक्कल सारी अन्तिम हरफमा फलानो कार्यालयवाट फलानो मितिमा लेखी एकवाट अर्को गरि तहतह गरि पठाउन सकिन्छ । जस्तै: संघीय मामिला तथा सामान्य प्रशासन मन्त्रालयले स्थानीय तहहरुलाई पठाएको परिपत्रलाई सोझै पठाएको परिपत्र भनिन्छ तर मन्त्रालयले बिभाग, बिभागले शाखा उपशाखा तथा अन्तर्गत कार्यालय गरि पठाएको परिपत्रलाई तहतह भै गएको परिपत्र भनिन्छ । व्यवसायमा पनि परिपत्रको महत्व निकै छ । कुनै पनि संस्था वा व्यवसायमा नयाँ साझेदार प्रवेश भएमा पुरानो साझेदार हटेमा, बिधानमा हेरफेर भएमा, प्रतिनिधि बर्खास्त भएमा, नयाँ प्रतिनिधि भर्णा भएमा र अन्य आवश्यक कुराको जानकारी गराउन परेमा परिपत्रद्वारा सबैलाई जानकारी गराईन्छ । यसको अभावमा कुनै कुरा थाहा नपाई अलमल्ल पर्नुपर्दछ । परिपत्रले समयमा जानकारी दिलाउँछ । परिपत्र ज्ञानबर्ध्दक, सुचनामुलक हुन्छ । यसको माध्यमवाट धेरै कुरा समयमा जानकारी भै काम गर्न सजिलो हुन्छ । यसको उपयोगिता सर्वव्यापी छ ।
परिपत्रको प्रकार :
(क) सिधै पठाएको परिपत्र
(ख) तहतह हुँदै पठाएको परिपत्र
(ख) तोक आदेश :
कुनै बिषयमा वा निवेदन माथि अधिकार प्राप्त अधिकारीले के कस्तो काम कारबाही गर्ने हो, सो बारेमा त्यसै पत्रमा लिखित रुपमा दिने निर्देशनलाई तोक आदेश भनिन्छ । तो लागे पछि कार्यान्वयन गर्ने अधिकृत वा सहायकस्तरका कर्मचारीले सो कागजातको व्यहोरा माथी कारबाही गर्ने अधिकार प्राप्त गर्दछन् ।
