फाईलिंग भनेको के हो? उदेश्य, प्रकार चरण र प्रणाली – “खरिदार विशेष”

A.फाईलिङ के हो ?

• कार्यालयमा भएका विभिन्न प्रकारका अभिलेखहरुलाई व्यवस्थित तवरले मिलएर राख्‍नेप्रक्रिया,
• कार्यालयमा प्राप्त हुन आएका वा कार्यालयबाट उठान भै अन्य कार्यालयमा चलानी भई गएका विभिन्न कागज पत्रहरु,प्रलेखहरु(Documents) भविश्यमा आवश्यक पर्दा सजिलैसित, तुरून्त प्राप्त गर्न क्रमवद्ध एवं सुरक्षित रुपले राखिने प्रक्रिया,
• Filing is the preserving of letters papers and documents so that they can readily be found  when required. – M.C. Shukla
• It is the process of so arranging and storing original records and copies of them that they can be readily located when required.

B.फाईलिङको उद्देश्य

• अभिलेखको सुरक्षा गर्न (Safety of Documents)
• काममा छरितोपन ल्याउन (Rapidity in work)
• भविश्यमा प्रमाण पेश गर्न (Provide Evidence)
•  सूचना दिन/लिन (Give & Take Information)
• कार्यालय व्यबस्थापन गर्न (Manage Office)
• कार्यकक्ष आकर्षक बनाउन (Attractive workplace)

C.असल फाईलिङमा हुनुपर्ने विषेशताहरु

१) सुरक्षा (Safety)

२) शीघ्रता (Rapidness)

३) लचकता (Flexibility)

४)  सरलता (Simplicity)

५) मितव्ययी (Economic)

६) उपयुक्तता (Suitability)

७) सहजै पाईने (Accessibility)

८) वर्गीकरण (Classification)

९) अनुक्रमिका (Indexing)

D.फाइलिङका चरणहरु(Steps)

१. संकलन (Collection)

२. छानविन (Selection)

३. कोडिङ (Coding)

४. मिलान (Arrangement)

५. भण्डारण/फाईलिङ (Storing/Filing)

E.केही फाइलिङ प्रणाली

पुरानो प्रणाली

• पोके फाइलिङ
• तार फाइलिङ
• खोपे फाइलिङ
• कार्डवोर्ड फाइलिङ

आधुनिक प्रणाली

• ठाडो फाईलिङ
• समतल फाईलिङ
• कम्प्युटर फाईलिङ

F.अनुक्रमणिका(Indexing)

फाइलिङ गरिसकेपछि कुनैपनि कागजातहरु सजिलै पत्ता लागुन भनेर गरिने संकेत वा सूचीकरणलाईअनुक्रमणिका भनिन्छ।

 It means pointer , guide or indicator as such indexing may be said to be a system which readily indicates where about of the files or the folders.

Purpose of indexing

• The main purpose is to facilitate location of the required file.
• To make an orderly list of correspondentsreadily available.
• To Guide the files & to save the time

अनुक्रमणिकाका प्रकार

(१)    वर्णानुक्रम (Alphabetical)

(२)    संख्यात्मक (Numerical)

(३)    भौगोलिक (Geographical)

(४)    विषयगत (Subjectwise)

(५)    समयक्रम (Chronological)

(६)    रंगीन कोडिङ (Color Coding)